Configura tu Entidad

Este es el primer paso para configurar nuestra plataforma, aquí podrás insertar el nombre de tu empresa y/o empresas a las que se les gestionará solicitudes. Para acceder a ello, deberemos acceder a la herramienta cómo administrador de la aplicación.

Te invitamos a ver cómo se hace dando clic aquí

Configura las gerencias

Las gerencias cumplen un rol importante en nuestra plataforma, desde aquí podrás administrar y recibir todos los tickets de soporte que salen de esa gerencia de nuestra empresa.

Sí quieres ver cómo se hace da clic aquí.

Configura tus departamentos

Los departamentos al ser una unidad organizativa menor dentro de la empresa suelen tener unos recursos propios para que este funcione.

Por ende, dentro de nuestra herramienta es necesario parametrizarlo para ver de qué departamento suelen hacer más solicitudes. Este se complementa con la información que diligenciaste en “Gerencias”.

Sí te gustaría ver cómo se hace da clic aquí

Establece ubicaciones

Cuando nuestra compañía cuenta con muchas sedes es importante siempre contar con la ubicación exacta de los mimos. Por ello, en este espacio podremos configurar las sedes o espacios de tu empresa.

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Ubica tus torres

Cuando una compañía tiene muchas torres, a veces nos suele ser complicado determinar qué torre es y qué elementos existen en ese edificio. Sí esto te suele suceder, en este video te explicamos cómo llenar toda la información que requieras en este paso.

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Personaliza tus ubicaciones

Un dolor de cabeza frecuente en áreas de TI es conocer a que edificio y piso hay que brindarle el soporte. Por eso, aquí te explicamos cómo llenar la información para configurar los pisos

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Organiza los cargos de tu compañía

Esta función nos permite ser más precisos en gestionar los cargos dentro de nuestra plataforma, desde allí podrás configurar los cargos de tus usuarios.

Nota aclaratoria: Esta función solo lo puede hacer el administrador.

Aquí te explicamos cómo parametrizarlo. Míralo aquí

Establece tus jornadas laborales

Una de las maneras en la cual podremos darles tranquilidad a nuestros clientes, es determinar las horas y jornadas del servicio. En este video te explicamos cómo configurarlo a tus necesidades y requerimientos.

Da clic aquí

Crea tus usuarios

Este es un paso sencillo, aquí podremos establecer cuales serán los permisos que tendrán cada usuario y cómo crearlo desde cero.

Te invitamos a configurarlo en este apartado, dando clic aquí.

Crea grupos de trabajo

Los grupos de trabajo nos permitirán determinar cuáles son los roles que tendrán nuestros usuarios dentro de la plataforma.

Es importante crear como mínimo 3 grupos de trabajo:

• Propietario del Servicio: Son agrupaciones de personas con un rol gerencial este grupo de trabajo permite revisar la operatividad del grupo de responsables o personal de resolución y administrar las solicitudes de estos. Adicionalmente este recibe las notificaciones de vencimiento de las solicitudes.

• Responsable del Servicio: Son agrupaciones de personas con rol de agentes de mesa, es un grupo encargado resolver las solicitudes del usuario final son usuarios que a los que se asignan las solicitudes creadas por los usuarios finales.

• Usuario del Servicio: Son grupos de personas las cuales al estar dentro del grupo de trabajo permitirá visualizar y crear solicitudes según los servicios dentro de la herramienta. Es decir que este grupo puede hacer las solicitudes.

Mira el cómo se hace dando clic aquí

Crea tus áreas de servicio

Es indispensable crear áreas de servicios asociados a una gerencia y un grupo de trabajo, con esto se busca determinar que requerimientos va a tener cada área y cómo serán resueltas las solicitudes.

Mira cómo se hace dando clic aquí

Determina y configura tus servicios

Nuestro catálogo de servicios es el menú que iremos a ofrecer a nuestros clientes, desde aquí podrás señalar los servicios a brindar junto con las actividades que desempeñarán en tus áreas de servicios.

Conoce cómo se hace dando clic aquí 

Guía de solicitud

Aquí podrás aprender cómo crear formatos guías y asociarlos a un servicio para que cargue automáticamente cuando seleccione un servicio al crear una solicitud.

Míralo aquí