Para nadie es un secreto que el porcentaje de fallas de los proyectos de TI es la mayor preocupación para los gerentes de proyectos de TI. Ahora Agreguemos a esto, la influencia de la emergencia sanitaria COVID-19. Una búsqueda muy por encima en Google le presentará informes de Gartner, Statista y entre otros que detallan cómo se prevé que disminuya el gasto en TI global en 2021 en comparación con 2019 Esto es a pesar de la disponibilidad de vacunas y del creciente número de población vacunada. Además, todavía no hay claridad sobre cuándo y cuántas oficinas volverán a abrir ahora en el 2021, lo que agrega otra curva a la línea de tiempo de la industria de TI. Con este historial, la tasa de falla de los proyectos solo podría empeorar.
Problemas comunes a los que se enfrentan los equipos de TI cuando emprenden nuevos proyectos
Planificación deficiente del proyecto de TI
Si observamos la forma en que se ejecutan los proyectos de TI, la mayoría de ellos están condenados incluso antes de comenzar. Esto se debe a la apatía mostrada hacia la fase de planificación del proyecto. Esta es la fase más importante que establece los objetivos y metas de los proyectos que deben lograrse dentro de los plazos acordados. También es el momento de reunir a todas las partes interesadas en el proyecto y discutir los detalles más finos, incluida la decisión sobre las métricas de éxito, las formas de superar los impedimentos, etc. Cualquier intento poco entusiasta de planificar proyectos de TI solo hace que todo el ejercicio fracase.
Falta de sinergia entre los equipos interesados del proyecto
Otro de los problemas frecuentemente identificados con los proyectos es la falta de comunicación, cooperación y trabajo en equipo. La falta de sinergia entre los compañeros de equipo que trabajan para completar un proyecto, si no se resuelve correctamente, puede convertirse en un impedimento. Esto puede ser contraproducente y podría reducir la velocidad de ejecución de tareas individuales y resultar en una disminución general de la tasa de trabajo
Tiempo perdido en cambiar de herramientas de software de TI
Cuando se trabaja en proyectos de TI, los agentes y gerentes de TI suelen trabajar con varias herramientas de TI. Este es un grabe problema. Cambiar entre varios software de TI no solo puede afectar la eficiencia del trabajo, sino que también produce desgaste para los miembros del equipo. Además, puede conducir a una no realizar las tareas del proyecto de TI de la mejor manera.
Rigidez en el cronograma del proyecto de TI
El énfasis excesivo en detalles minúsculos puede generar rigidez. Al planear, existe una tendencia a descubrir todos los aspectos casi imperceptibles del proyecto y planificar con anticipación cada problema. Si bien la idea detrás de esto viene con buenas intenciones, esencialmente combina la inflexibilidad con la necesidad de ser prudente. Tener tal perspectiva no solo reduce las opciones disponibles durante una contingencia, sino que también delata la falta de una planificación adecuada en las etapas iniciales.
Falta de análisis de las actividades de sus equipos.
Tener a todos los integrantes del equipo en la misma página será beneficioso no solo para mejorar la tasa de ejecución del proyecto sino que también reducirá las interrupciones que se produzcan. Sin embargo, cualquier falta de comunicación en este frente puede tener graves consecuencias negativas. La confianza podría convertirse rápidamente en un problema entre los compañeros de equipo y servirá para obstaculizar las actividades diarias del proyecto. También puede paralizar cualquier esfuerzo por mitigar situaciones desastrosas.
Mejorar la planificación
Cuando adoptas la gestión de proyectos para una mejor ejecución, te estás dando a ti y a tu equipo una mejor oportunidad de tener éxito. La gestión de proyectos allana el camino de inmediato para planificar mejor su trabajo. Según esta encuesta de KPMG sobre agilidad , un tercio de las organizaciones cree que la implementación de métodos de planificación ágiles mejoró las tasas de éxito de sus proyectos. La planificación ayuda a definir claramente las metas y responsabilidades de todos los miembros del equipo involucrados. También proporciona una perspectiva mejorada sobre los plazos y los hitos más pequeños que deben lograrse para una finalización general exitosa. Esto también presenta la oportunidad de dividir con precisión la responsabilidad entre el equipo con roles predefinidos para todas las actividades necesarias en el proyecto de TI.
Plataforma única
En el informe The State of Project Management 2020 de Wellingtone, una cuarta parte de los encuestados informan que no tienen la herramienta de colaboración adecuada a pesar de que la colaboración constituye una gran parte de su tiempo de trabajo. Con la herramienta de gestión de proyectos adecuada , este problema se puede abordar de inmediato. Tener una sola herramienta para las necesidades de administración de proyectos y la administración regular de servicios de TI ayuda a liberar dos pájaros con una llave. Todas las actividades de la mesa de servicio y las operaciones relacionadas con el proyecto se pueden realizar en una sola herramienta, lo que mejora los tiempos de respuesta y reduce la fatiga de los miembros del equipo.
Aumento de la productividad
Completar los proyectos a tiempo es quizás la mayor pesadilla de todos los gerentes de proyectos. Es evidente en este informe del PMI el hecho de que más de un tercio de los ‘proyectos de alta madurez no se completan a tiempo. Con la herramienta de gestión de proyectos adecuada, la mejora más tangible se verá en la capacidad de su equipo para completar proyectos dentro del plazo. Funciones como el seguimiento del tiempo, una parte de casi todas las herramientas de gestión de proyectos que se precian, son indispensables para un gerente que busca mejorar la tasa de éxito de sus proyectos de TI.
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Flexibilidad de proceso
Incluso con la herramienta de gestión de proyectos adecuada, adoptar un enfoque único para todos será contraproducente para el proceso de planificación. La opción de ejecutar proyectos en cualquier modo preferido (ágil, en cascada o híbrido) es invaluable no solo para el gerente sino también para los miembros del equipo involucrados. Ellos son los que hacen el trabajo pesado después de todo. Esta necesidad de flexibilidad se refleja en otro informe de PMI que encontró que solo una quinta parte (21%) de todas las organizaciones encuestadas se basó en prácticas estándar de gestión de proyectos. Una mayor flexibilidad para adoptar cualquier enfoque necesario para completar el trabajo seguramente contribuirá a una mejor tasa de adopción para la gestión de proyectos en TI.
Mayor rendimiento de su inversión
A medida que aumenta la necesidad de mejorar la finalización de los proyectos de TI, saber que la gestión de proyectos también ahorra más dinero es el empujón perfecto para mejorar su adopción. Según el mismo informe del PMI citado en el punto 3, un abrumador 60% de las empresas completaron sus proyectos dentro de los plazos estipulados al utilizar una herramienta de gestión de proyectos. Entre los que no usaban uno, solo el 40% logró completarlos. Esta es una gran brecha y podría ser la diferencia entre ser un negocio rentable y hundirse.
Con suerte, ahora estás convencido del impacto que tiene la gestión de proyectos en los proyectos de TI. El siguiente paso lógico sería elegir la herramienta de gestión de proyectos adecuada para su negocio. Consideramos que helppeople sería la solución perfecta para tus necesidades. ¡Déjanos llevarte en el camino de la #TransformaciónDigital! Consulta nuestras funciones de gestión de proyectos y decida usted mismo.