La falla de los proyectos fallidos se encuentra en la falta de optimización en los flujos de trabajos, generando perdida de ingresos y la desmotivación de los empleados. Sin un flujo correcto es imposible ser productivo y terminar tus trabajos y proceso a tiempo.
Por ello, existe una forma de racionalizar los flujos de trabajo que te ayudarán a mantener las cosas organizadas y despejadas para un servicio 100% ágil y eficaz.
Tips para mejorar tus flujos de trabajo
Paso 1: Crea tu equipo
Antes de arrancar, es necesario contar con un equipo competente que te ayude a supervisar y llevar a cabo las diferentes tareas. Un equipo es más relevante si tratas con una gran empresa y múltiples departamentos.
Por ello, utilice un organigrama en el que configure las funciones y el departamento al que esté asignado, también puedes utilizarlo para resaltar las relaciones de información entre los miembros del equipo durante un proyecto.
Paso 2: Identifica todos tus procesos y flujos de trabajo
Una vez hegemonizado tu equipo, debes coordinar e identificar todos los procesos actuales de tu organización. Y con la ayuda de tu equipo podrás entrevistar y recabar información sobre los flujos de trabajo y asegurarse de que ha enumerado todos los procesos.
Paso 3: Evaluar los flujos de trabajo existentes
Ahora que ha enumerado los flujos de trabajo de tu organización y los ha priorizado, es el momento de evaluarlos para identificar las áreas de mejora. Además, puedes interrogar al personal que lleva a cabo los procesos para recabar información sobre los bloqueos y cuellos de botella en el flujo de trabajo. Tenga muy en cuenta los recursos como computadoras, maquinas, etc. Que son necesarias para completar los procesos.
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Paso 4: Crea un mapa del estado futuro
Al marcar las áreas de mejora y eliminar los pasos ineficientes de sus procesos, podrá crear un proceso en su estado ideal. Esto puede llamarse el mapa del estado futuro.
Puede visualizar los pasos de su proceso con otro mapa de procesos. De este modo, todos los miembros de la organización pueden consultarlo para comprenderlo rápidamente.
Una vez que el mapa esté listo, revíselo con los propietarios de los procesos, los altos directivos y otras partes interesadas para asegurarse de que son precisos y viables.
Paso 5: Aplica los cambios
Ahora que sabe dónde aplicar los cambios para agilizar los flujos de trabajo y qué procesos debe priorizar, es el momento de aplicar los cambios.
Los cambios repentinos que pueda hacer en los procesos tendrían un impacto en sus empleados, así como en sus otras partes interesadas. Por ello, es necesario contar con las herramientas adecuadas para impulsar eficazmente el éxito de la organización.
Paso 6: Aplica una herramienta para la gestión de cambios
Independientemente del tamaño de la empresa, es necesario contar con un buen proceso para agilizar los flujos de trabajo a fin de aumentar la eficacia y reducir los costes. Por ello, contar con una tecnología que te ayude a cumplir ese objetivo palpable es primordial si quieres expandir tu negocio al éxito.
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