Los cambios están intrincadamente en cualquier siclo de la vida. En el caso de las TIC, cualquier cambio en la infraestructura afectará significativamente las operaciones de la organización. Esto incluye el reemplazo de impresoras, servidores o cualquier otro equipamiento que haga parte del equipo de soporte.
Según ITIL, un cambio es: “la adición, modificación o eliminación de cualquier cosa que pueda afectar directa o indirectamente los servicios”. Esto se hace con la intención de gestionar y minimizar riesgos.
Sin embargo, muchas empresas intentan elaborar e implementar estrategias de transformación digital, sin tener en cuenta la gestión de cambios y fallan al implementarla generando retrocesos en su organización.
Por ello, a pesar de que cuente con una avanzada tecnología, no le será suficiente si no le incorpora una adecuada gestión.
Por consiguiente, hoy te traemos las mejores prácticas en gestión de cambios según ITIL.
Identifica primero los tipos de cambios, luego los registras y los gestionas
Antes de involucrarse en la gestión de cambios, es importante identificar primero los tipos de cambios que su compañía podría realizar, y posteriormente, crear diferentes tipos de cambios para incorporarlos de una manera efectiva.
Es decir, tener una lista de todos los cambios relevantes, para luego segmentarlos según su prioridad.
Por otra parte, registrar los cambios en un solo lugar de manera organizada, podrá priorizar cuales cambios se deben implementar primero.
Diseñar procesos para dichos tipos de cambios
Luego de definir el nivel de importancia de cada cambio, estos deben tener sus propios requisitos de manera individual. Puesto que, al no categorizarlos, ese mismo proceso generará retrocesos y demoras innecesarias.
Define roles y responsabilidades
Los roles facilitan la gestión de cambios y definen las actividades y responsabilidades que puede realizar cada persona. Ellos, son el factor clave a la hora de delegar tareas en un equipo de TI.
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Identificar el impacto de los cambios y sus riesgos
Antes de efectuarlos, estos deben someterse a un análisis de riesgos e impactos para comprender mejor el cambio y asignar los recursos necesarios para dicha función.
Estos se deben agregar a la etapa de planificación para que la CAB tenga nociones claras del cambio y pueda dar recomendaciones.
Implementar un mecanismo de aprobación efectivo
Definir e implementar mecanismos facilita la obtención de permisos necesarios para implementar un cambio. Con ello, se garantiza que todas las partes estén al tanto de los cambios y den una recomendación antes de alterar el proceso, evitando los cambios no autorizados.
Comunicar horarios e inactividad a las partes durante el proceso
Una manera de reducir incidentes es mantener a las partes interesadas informadas respecto a los cambios planificados. De igual manera, entregar la información de manera oportuna y así evitar tener retrocesos en el proceso.
Medir el progreso y la efectividad de la implementación de cambios
Estar al pendiente de cualquier cambio garantiza un control total, evitando que las cosas salga mal y que el cambio se implemente de acuerdo con el plan de cambio.
Medir las métricas clave le permite tener una idea clara de cuán efectivo es su proceso de cambios y le permite dimensionar cuales áreas pueden tener una mejora.
Establecer planes de respaldo
Como dicen por ahí, soldado advertido no muere en guerra. Siempre es importante tener planes de contingencia, nunca se está demasiado preparado.
Por ello, planificar cual es la peor situación posible y elaborar un plan que mitigue el retroceso es un avance fenomenal. Esta planificación puede significar la diferencia entre un cambio fallido común o un daño irreparable en su infraestructura TI.
Diseñar e Implementar un plan de mejora continua del servicio
Este factor es el factor primordial en la gestión de cambios, sumándole que el poder de la mejora continua le permitirá proporcionar mejores servicios a su infraestructura TI y a su organización.
