El mercado cada vez es más competitivo, lo que obliga a las empresas a implementar nuevas estrategias para continuar creciendo. La productividad es un factor clave para conseguir los objetivos trasados por la organización. Además, de mantenerla en pie a lo largo del tiempo. La recolección y procesamiento de datos, permite analizar y mejorar los diferentes procesos de la organización y es allí donde utilizar una herramienta de gestión de solicitudes se vuelve fundamental para aumentar la productividad de la misma. ¡Conoce helppeople!
Pero, ¿De qué trata la gestión de solicitudes?
Es el medio por el cual los usuarios (personal interno) solicita un servicio al área encargada (TI, RRHH, MERCADEO, etc..) sobre un inconveniente en la funcionalidad de algún activo de su uso (fallo de impresora, cambio de teclado, reconexión de red) o necesidad personal como solicitar una carta laboral, desprendibles de nómina, solicitud de vacaciones, al área encargada. Para atender las diferentes solicitudes de los usuarios (en este caso internos), es vital contar con una herramienta que le permita al agente (persona que resuelve) tener un control de las mismas, que le permite visualizarlas en un solo canal, organizarlas, escalarlas, medirlas y tener toda la trazabilidad hasta resolverlas. Igualmente, para el usuario es importante conocer en todo momento el estado de su solicitud, a quien se le asigno, cuando la van a procesar y en qué tiempo la van a resolver; todo esto genera una sinergia en el buen engranaje de la productividad de la empresa.
Todas las organizaciones generan diariamente solicitudes por parte de sus usuarios tanto internos como externos (proveedores, clientes), las cuales, al canalizarse por un solo canal mediante el uso de una herramienta, se atienden de una manera más eficiente y mejora la productividad.
Relación entre incremento de solicitudes y aumento de la productividad.
Implementar de manera adecuada una herramienta de gestión de solicitudes te ayuda a optimizar el manejo de los recursos de tu empresa. Entre las principales razones se encuentran:
Se centraliza la gestión de solicitudes
Todas las solicitudes son montadas desde la herramienta, lo que le permite al usuario y agente ser más eficientes en el manejo de su tiempo al dedicarlo a sus actividades.
Simplicidad para el usuario
Es fácil montar la solicitud, mantienen informados en todo momento sobre el estado de la misma y les genera satisfacción y confianza utilizarla.
Autogestión
Por medio de la gestión de conocimiento, solicitudes que suelen ser repetitivas pueden autogestionarse por el usuario contando con todo el paso a paso de la solución y alivianando las cargas de los agentes.
Optimiza los procesos
Al reunir constantemente información de las diferentes solicitudes por parte de los usuarios, la misma se utiliza para mejorar todo el proceso operativo en la resolución de las mismas.
A tener en cuenta en la implementación
Para sacarle el mayor provecho a tu herramienta de gestión de solicitudes te recomendamos:
Dar apoyo al equipo de TI
Es importante fortalecer tu área de TI, pues es la que suele recibir más casos de solicitudes, además de prestar soporte en la correcta implementación de la herramienta. Lo ideal es que todas las áreas involucradas trabajen conjuntamente para atender y resolver las solicitudes de sus usuarios, asignando responsables y jerarquías de acuerda a la naturaleza e importancia de las mismas.
Es importante escalar
Claro está que el objetivo de tu empresa es estar en constante crecimiento lo que influye también en que la herramienta de gestión de solicitudes se debe adecuar a los cambios venideros tanto internos como externos y sea fácil parametrizar los elementos de la misma, permitiendo siempre prestar un servicio eficiente.
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Identifique sus operaciones
Aproveche los datos que le proporciona la herramienta; conozca bien sus operaciones y las diferentes solicitudes que se desprenden de ellas en su organización, con el fin de identificar patrones repetitivos, que le permitan automatizar procesos, asociar las áreas encargadas y rendir informes a la medida que le permitan administrar de la mejor manera las diferentes solicitudes.
Te mostramos como la productividad de tu empresa puede crecer mediante el uso de una herramienta de gestión de solicitudes ¿Te le mides a conocer la nuestra? ¡Solicita tu DEMO aquí!
