Hoy en día, existen infinidad de software licenciado que resuelven las necesidades de las empresas sin importar su tamaño. Por ejemplo, todas las empresas debemos contar con un software de facturación electrónica. Hay otros, que apoyan las áreas de diseño como es la suite de ADOBE, existen los CRMS que soportan la gestión de las áreas comerciales, entre otros. Sin embargo, en Colombia hay una norma que regula el uso de este tipo de sistemas.
Esta norma es la 603 de 2000, la cual les exige a todas las organizaciones presentar el informe de gestión dónde se debe exponer la evolución de la empresa y su situación económica, administrativa y jurídica de la sociedad. Así como también, el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de organización.
Evita multas millonarias teniendo tus licencias helppeople al dia
El cumplimiento de dicha ley, podrá ser verificada en cualquier momento (sin previo aviso) por las autoridades tributarias como la DIAN, con el fin de evitar violación de derechos de autor, usurpación de derechos de propiedad, falsedad de documentos, entre otros.
Si tu organización es intervenida, y encuentran irregularidades, los delitos en los que puedes incurrir son:
1. Responsabilidad Penal:
- Art. 271 CP. Penas de prisión por defraudación cuando se comete un delito contra la propiedad intelectual.
- Art. 272 CP. Violación a los mecanismos de protección de los derechos patrimoniales de autor y otras defraudaciones.
- Art. 289 CP. Falsedad en documento privado.
2. Sanciones administrativas.
- Evite sanciones o multas, sucesivas o no, hasta de doscientos SMMLV, a los administradores que incumplan la ley; según lo estipule la Superintendencia de Sociedades.
3. Acción social de responsabilidad
- Indemnización por los daños sufridos, como consecuencia de la actuación de los administradores.
¿Cómo saber si tu organización tiene las licencias de helppeople al día ?
Con el siguiente check list, podrás evidenciar a tiempo, si en tu organización están cumpliendo con la Ley 603 de 2000, y en caso tal de que alguno de los 8 puntos no lo tengan al día, puedas resolverlo antes de que una entidad tributaria decida intervenirlos:
- En tu informe de gestión adjunta la factura de venta y el número de licencias.
- Hacer un listado del número de licencias utilizadas por persona.
- Elabore un acta donde se enumeren las licencias activas, la persona responsable, el correlativo de la factura de adquisición y el número de licencia.
- Si adquiere un dispositivo con licencias incorporadas, se debe detallar las licencias, el tiempo de vigencia y el número.
- Compre las licencias a un distribuidor autorizado y reconocido.
- Revise los precios y exija la factura con el detalle de cada uno de los productos adquiridos.
- Hay licencias que son auto gestionables o de instalación remota, asegúrese que queden bien instalados o pida soporte.
- Mantenga sus licenciamientos actualizados en la última versión.
