En los últimos años, la gestión del presupuesto se ha convertido en una de las tareas más demandantes y complejas, debido a las cambiantes necesidades de la empresa.
Por ello, la elaboración del presupuesto de TI les permite a las organizaciones administrar adecuadamente sus ingresos y egresos, de tal manera que estas cuenten con instrumentos necesarios para alcanzar sus metas a corto, mediano y largo plazo.
Sin embargo, para muchos, realizar el presupuesto se les dificulta, pues es algo que no se diseña de la noche a la mañana. Puesto que, siempre se debe trabajar sobre el siguiente año. Es decir, comparando la información real y buscando la forma de optimizarlo.
Para evitar que las cuentas se salgan de control, te recomendamos seguir estos tres consejos para que te aprueben el presupuesto de TI.
1. Definir objetivos claros
La pregunta inicial antes de elaborar el presupuesto es: ¿Qué es lo más importante para el área de TI? No es igual una inversión pensada en adquirir software o servicio que casi no se usa a una propuesta en que se pueda incrementar la colaboración en el equipo para mejorar la experiencia del cliente o usuario final.
- Recopilar los costos actuales del área de TI y compáralos con el presupuesto corriente ¿Qué cambios se hicieron y por qué? reúne posibles costos futuros y señala cuales son los más costosos.
- Validar los objetivos de la organización y de los ejecutivos clave a corto y largo plazo.
- Revisar necesidades reales de capacitación o si es indispensable una nueva tecnología que impulse el objetivo de la compañía.
- Revisar y actualizar inventarios, mantenimientos, contratos de servicio, licencias, información sobre los estados de tus equipos, tiempo de vida, garantías etc.
2. Alinear la visión de TI con finanzas
La función principal del área de finanzas es cuidar los números de la compañía y la misión del equipo de TI está encaminada a hacer que todo funcione y tener todo lo requerido para que el plan se pueda ejecutar.
Sin embargo, aunque ambos apunten al objetivo de la compañía, es preciso recalcar que el presupuesto de TI debe tener un equilibrio entre las necesidades planteadas y el flujo de efectivo.
Por consiguiente, para manejar mejor los desembolsos y que exista un ambiente laboral ameno entre ambas áreas, la recomendación sería alinear los gastos al calendario financiero.
Cuando los montos de inversión estén segmentados a lo largo del periodo, la parte financiera tendrá una prevención y su labor será más efectiva. Es decir, que la planeación es el eje del equilibrio.
Es indispensable advertir oportunamente cuando se requiere una gran inversión y de esta manera no alterar el flujo de caja.
Cuando apliques estas recomendaciones, el área administrativa te va amar.
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3. La innovación es la nueva puerta de la grandeza
Las organizaciones que en la planeación de su presupuesto tratan de dimensionar como se ven en un futuro y buscan generar valor para su negocio y colaboradores se convierten en las marcas del mañana.
La consultoría Gartner, nos recomienda tener en cuenta estos aspectos para elaborar un buen presupuesto, puesto que allí se ven reflejadas las principales necesidades que el equipo de soporte necesita para funcionar y aumentar la productividad.
Sus tres categorías son:
Run: Son proyectos que permiten a la compañía hacer sus tareas diarias, estos resultan imprescindibles
Grow: Son proyectos que aportan a la mejora continua. Un ejemplo de ello, es aumentar el margen de ganancia
Transform: Son proyectos que ayudan a generar nuevos conocimientos y genera transformación en tu negocio, como por ejemplo ofrecer un buen servicio.
Así que no le tengas miedo a la innovación, si tienes una idea en la cual puedas resolver o merma la carga laboral, es momento de comunicarlo y explicar las razones por el cual, lo que necesitas es vital para la compañía.
Ahora un plus con algunas recomendaciones
Cuando tengas tu plan de acción, es hora de aplicar la estrategia. Aquí te aseguramos que nadie te negará el presupuesto.
- Categoriza y prioriza tus proyectos, ya sea por tipo, gasto, inversión o por los tres segmentos de Gartner .
- Realiza una presentación ejecutiva donde comuniques los objetivos contemplados, alcances y riesgos. Por favor, sin ternísimos.
- Comparte tu visión con otros líderes de la organización.
- Actualiza el presupuesto a lo real y no a lo planeado.
- Monitorea la inversión.
