Lea estos términos y condiciones de nuestro serviciocon cuidado ya que forman un contrato como parte integral del servicio adquirido entre usted y/o su organización y helppeople y rigen el uso y acceso a los servicios adquiridos con helppeople por usted. Al acceder a utilizar nuestros servicios, o autorizar o permitir que cualquier usuario o usuario final acceda o use los servicios, usted acepta estos términos. Inclusive si está celebrando estos términos en nombre de una compañía, organización o cualquier entidad legal, está aceptando estos términos para la misma y en su nombre. Manifestando que tiene la autoridad para que dicha entidad y sus filiales según corresponda cumplan estos términos, y que, en adelante la organización, se referirá a dicha entidad y sus filiales. Si no tiene dicha autoridad, o si no está de acuerdo con estos términos, no debe aceptarlos y por lo tanto no puede acceder ni utilizar los servicios de helppeople
Definiciones de nuestros términos y condiciones
1. Servicios en la nube, servicios de helppeople Software prestados a través de una red a los cuales puedes acceder de manera remota desde cualquier dispositivo con acceso a internet. El término “servicios en la nube” no incluye servicios profesionales de consultoría o asesoría.
2. Portal cloud helppeople: portal web de acceso para el registro de los casos de soporte desde la organización hacia helppeople
3. Administrador del servicio: persona(s) autorizada(s) por la organización para la administración del servicio con helppeople
Nombre de dominio: nombre que a solicitud del cliente será registrado por la compañía para ser usado como parte tanto de la dirección de acceso a nuestros servicios helppeople
4. Usuario: significa cualquier persona autorizada por la organización, con una cuenta y contraseña registrada que le permita el acceso al servicio.
5. API: hace referencia a las interfaces de programación de aplicaciones desarrolladas, habilitadas o autorizadas por helppeople que permiten a un usuario acceder a ciertas funcionalidades proporcionadas por el / los servicio(s).
6. Incidente: Situación de orden técnico o funcional que afecta el correcto funcionamiento de helppeople.
7. Requerimiento: Necesidad expresa de un cliente o un funcionario de helppeople en el cual se modifica o se crea una nueva funcionalidad. Un requerimiento por sí mismo no representa un compromiso de helppeople en su aplicación. Las condiciones de método y tiempos están contenidas en este documento.
8. Oportunidad de mejora: Funcionalidad actual que basada en una modificación mejora la experiencia de uso y/o amplia su funcionalidad.
9. Pilotos: Ambiente de uso exclusivo para un cliente que ha expresado su intención de explorar nuevas soluciones de helppeople.
Términos y condiciones del uso de nuestro (s) servicio (s):
Sujeto al cumplimiento de los términos y durante el plazo de suscripción adquirida y con renovación automática de los servicios actuales por un plazo igual o mayor al inicialmente pactado.
El presente documento también puede referenciarse para cualquier compra que incremente la cantidad de los servicios inicialmente contratados con helppeople, por la organización, incluye las APIs
El uso de las APIs corresponde expresamente al acuerdo técnico comercial pactado con la organización. Por lo tanto, helppeople entrega la API y las condiciones de uso de esta, sin embargo, no se hace responsable de los desarrollos o conexiones requeridas para conectar otras aplicaciones.
Los servicios en virtud del presente contrato serán prestados durante el período de servicios adquiridos excepto por suspensión o terminación de contrato.
Suscripción, Renovación y pagos
Los servicios en la nube cuentan con renovación automática para períodos de servicios adicionales iguales o superiores al inicialmente contratado salvo que usted notifique a helppeople por escrito, al menos treinta (30) días antes de la finalización del período de servicios respectivo, su intención de no renovar dichos servicios en la nube, u helppeople le notifique a usted por escrito, al menos treinta (30) días antes de la finalización del período de servicios respectivo, su intención de no renovar dichos servicios en la nube. La renovación de este Contrato se cobrará año anticipado, en un solo contado. La vigencia del Contrato no se corre en el caso que el Suscriptor no use el servicio, tampoco por cambio de factura o suspensión de servicio por mora en el pago o por demoras en la renovación
Los primeros cinco (5) días de cada mes helppeople verifica el estado de las renovaciones del mes que acaba de finalizar y automaticamente bloqueará el acceso a quienes no hayan ejecutado su proceso de renovación.
Una vez finalizados los servicios, usted ya no dispondrá de derechos de acceso a los servicios o uso de estos, no obstante, lo anterior, y si usted así lo solicita en la notificación de retiro, deberá informar la necesidad de recuperación de su contenido, al finalizar dicho período, y salvo por lo exigido por la ley aplicable, helppeople eliminará o de otro modo tornará inaccesible su contenido y sus aplicaciones que permanezcan en el entorno de servicios.
Derechos otorgados
Durante la vigencia del período de servicios la organización dispondrá de un derecho limitado, no exclusivo, no cedible, de acceder y utilizar los servicios que
la organización haya solicitado y recibido exclusivamente para sus operaciones de negocios.
La organización podrá permitir que sus usuarios utilicen los servicios para esta finalidad y será responsable de que dicho uso se haga de conformidad con el presente contrato.
Propiedad, uso y restricciones
La organización adquiere en virtud de este contrato derecho o licencia para utilizar los servicios contratados y definidos en la oferta técnico comercial, sin incluir el acceso, modificación, alteración o conocimiento del código de programación, bases de datos u otros.
En el caso que la organización use alguna de las funcionalidades o módulos de helppeople no contratadas, se notificará de inmediato y se generará la respectiva factura por el tiempo de uso de los servicios no contratados.La organización no tendrá acceso al entorno de servicios, que excedan el alcance y/o la duración de los servicios indicados en su orden. Una vez finalizados los servicios solicitados, su derecho de acceso y uso de los servicios terminará.
helppeople podrá habilitar a la organización de pilotos, en donde existe una intención expresa de obtener nuevas funcionalidades y soluciones disponibles. Este acceso será totalmente coordinado y acordado, en términos de tiempo y usabilidad.
Todo piloto deberá tener un límite de tiempo de uso, en el cual se pactará un uso temporal y un costo si se desea implementar de manera permanente. Después del tiempo pactado este será deshabilitado para el acceso.
La organización será responsable de identificar y autenticar a todos los usuarios, de aprobar el acceso a los servicios por parte de dichos usuarios, de controlar el acceso no autorizado de los usuarios, y de mantener la confidencialidad de los nombres de usuario, las contraseñas y la información de cuentas.
Al asociar sus nombres de usuario, contraseñas y cuentas, y los de sus usuarios con helppeople.
La organización acepta la responsabilidad por la cancelación oportuna y correcta de los registros de los usuarios.
helppeople no es responsable de cualquier daño causado por sus usuarios, incluidas las personas que no estuvieran autorizadas a acceder a los servicios pero que pudieron acceder debido a que los nombres de usuarios, contraseñas o cuentas no se cancelaron en forma oportuna en su infraestructura local de administración de identidades o sus computadoras locales.
La organización es responsable de todas las actividades que se realizan con su nombre de usuario, contraseña o cuenta o los de sus usuarios, o como consecuencia del acceso a los servicios por su parte o por parte de sus usuarios, y acepta notificar a helppeople de inmediato acerca de cualquier uso no autorizado. La organización acuerda emplear todos los esfuerzos razonables para evitar que terceros no autorizados accedan a los servicios.
Todos los derechos, títulos e intereses en y para todas nuestras patentes, invenciones, derechos de autor, marcas registradas, nombres de dominio, secretos comerciales, know-how y cualquier otra propiedad intelectual y / o derechos de propiedad en o relacionados con los servicios, incluidos los sitios web, y cualquier parte de los mismos (colectivamente, ” derechos de propiedad intelectual “). pertenecerán exclusivamente a helppeople.
Somos el propietario o el licenciatario de todos los derechos de propiedad intelectual.
helppeople a través de su comité técnico define bajo su criterio las mejoras que deberá aplicar a la herramienta, y mientras esto no se encuentre incluido como una funcionalidad definida en el contrato, propuesta técnico comercial, no será responsabilidad de helppeople aplicarla.
helppeople podrá efectuar modificaciones o actualizaciones a los servicios (tales como infraestructura, seguridad, configuraciones técnicas, características de las aplicaciones, parches, correcciones de errores, etc.) sin ningún tipo de autorización por la organización, incluidas aquellas destinadas a reflejar cambios en la tecnología, prácticas de la industria, pautas de uso del sistema. Este tipo de actividades se generan por helppeople de manera automática y en horarios no hábiles. En el caso que llegase a ser necesario realiza algún tipo de remediación o solución que requiera algún tipo de indisponibilidad la organización será contactada por helppeople para solicitar una ventana de mantenimiento.
Las especificaciones del servicio están sujetas a modificaciones a discreción de helppeople; no obstante, las modificaciones que helppeople efectúe a las especificaciones del servicio no tendrán como consecuencia una reducción significativa del nivel de rendimiento o disponibilidad de los servicios respectivos que se le presten durante la vigencia del período de servicio.
La organización acuerda brindar a helppeople toda la información, acceso y plena cooperación que resulten razonablemente necesarios para que helppeople pueda prestar los servicios. La organización deberá llevar a cabo los actos que, según se indique en la orden, se encuentran bajo su responsabilidad.
helppeople podrá auditar el uso que la organización haga de los servicios (por ejemplo, mediante herramientas de software) a fin de evaluar si el uso que la organización hace de los servicios es acorde a lo establecido en su orden y los términos de este documento.
La organización se compromete a cooperar con helppeople en tales auditorías, y a brindar asistencia y acceso razonables a la información. Dichas auditorías no interferirán en forma injustificada con sus actividades comerciales normales.
Disponibilidad
En el caso de los servicios en la nube, garantizamos una conectividad externa durante el 99,95 % del tiempo, como mínimo, para los roles con conexión a internet
En caso de alguna caída del servicio, o fallas en el mismo que impidan la ejecución de las actividades en la organización, helppeople empleará esfuerzos razonables para restablecer los servicios afectados en el menor tiempo posible.
Entre tanto la organización debe asumir una conexión de red a internet estable y con capacidad para sus operaciones diarias, por lo tanto, helppeople no se responsabiliza por las condiciones internas de conexión y de red que se tengan al interior de la organización, incluidas las políticas asociadas a controles de navegación, borrado de cache y cookies, entre otros.
La organización reconoce que el uso de los servicios de manera contraria a las especificaciones del servicio puede afectar en forma adversa el rendimiento de los servicios y/u originar tarifas adicionales. Si los servicios permiten que usted exceda la cantidad pedida (por ejemplo, límites flexibles respecto del número de usuarios, sesiones, almacenamiento, etc.), la organización será responsable de adquirir sin demora las cantidades adicionales para cubrir su uso en exceso. Por cada mes en el que usted no adquiera dicha cantidad adicional, helppeople podrá exigirle el pago, además de las tarifas correspondientes a la cantidad adicional, de una tarifa de uso en exceso aplicable a dichos servicios equivalente al 10% del total de las tarifas correspondientes al mes en que se produjo dicho uso en exceso.
No podrá modificar, adaptar o piratear el (los) servicio (s) o intentar de otro modo obtener acceso no autorizado a los servicios o sistemas o redes relacionados; modificar, elaborar trabajos derivados, desensamblar, descompilar, efectuar un proceso de ingeniería de reversa, reproducir, distribuir, republicar ni descargar cualquier parte de los servicios (las prohibiciones. iv) La organización acuerda no usar ni permitir el uso de los servicios, incluso mediante carga, envío por correo electrónico, publicación, anuncio o transmisión por otra vía, de cualquier material, entre ellos su contenido, sus aplicaciones y contenido de terceros, para cualquier finalidad que (a) implique una amenaza o acoso a
cualquier persona o cause daños o lesiones a personas o bienes; (b) implique la publicación de material falso, difamatorio, acosador u obsceno; (c) viole los derechos de privacidad o promueva la
intolerancia, el racismo, el odio o el daño; (d) constituya correo electrónico masivo no solicitado, correo “basura” [“junk mail”], correo “no deseado” [“spam”] o mensajes en cadena; (e) constituya una violación de derechos de propiedad intelectual u otros derechos propietarios; o (f) de cualquier forma viole las leyes, ordenanzas o reglamentaciones aplicables. Además de cualquier derecho de helppeople en virtud de este contrato, se reserva el derecho, pero no tendrá la obligación, de adoptar medidas correctivas si algún material viola las restricciones mencionadas en la oración anterior, incluido el retiro o la desactivación del acceso a dicho material. helppeople no tendrá responsabilidad alguna frente a la organización en caso de que helppeople adopte tales medidas. La organización tendrá la responsabilidad exclusiva relacionada con la exactitud, calidad, integridad, legalidad, confiabilidad, adecuación y propiedad de la totalidad de su contenido y sus aplicaciones. La organización acepta defender e indemnizar a helppeople frente a cualquier reclamación originada en una violación de sus obligaciones conforme a esta cláusula.
helppeople no garantiza que los servicios se prestarán sin errores o en forma ininterrumpida, ni que helppeople corregirá todos los errores de los servicios, iii) los servicios funcionarán en combinación con su contenido iv) los servicios cumplirán con sus requerimientos, especificaciones o expectativas. La organización reconoce que helppeople no controla la transferencia de datos a través de sistemas de comunicaciones, incluida la internet, y que los servicios podrán estar sujetos a limitaciones, demoras y otros problemas inherentes al uso de dichos sistemas de comunicaciones v) si se produjera cualquier incumplimiento de la garantía de los servicios, el único recurso que tendrá la organización y la única responsabilidad que tendrá helppeople consistirá en la corrección de los servicios deficientes que ocasionaron el incumplimiento de la garantía, vi) Fuerza mayor ninguna de las partes será responsable por el incumplimiento o la demora en el cumplimiento de sus obligaciones si ello fuera causado por actos de guerra, hostilidad o sabotaje; causas de fuerza mayor; pandemias, interrupción de los servicios de telecomunicaciones, internet o
electricidad que no sean provocados por la parte obligada; restricciones gubernamentales (incluida la denegación o cancelación de cualquier licencia de exportación, importación o de otro tipo); o cualquier otro acontecimiento ajeno al control razonable de la parte obligada.
Ambas partes emplearán esfuerzos razonables para atenuar los efectos de un acontecimiento de fuerza mayor. Si tal acontecimiento persistiera durante más de 30 días, cualquiera de las partes podrá cancelar los servicios pendientes de prestación y las órdenes afectadas mediante notificación por escrito. Esta cláusula no exime a las partes de la obligación de adoptar medidas razonables para seguir sus procedimientos normales de recuperación de desastres ni de su obligación de pagar por los servicios.
helppeople podrá suspender en forma temporal su contraseña, cuenta y acceso a los servicios y uso de los mismos si la organización o sus usuarios violan cualquier disposición contenida según el criterio razonable de helppeople.
helppeople le notificará con anticipación tal suspensión a discreción razonable en función de la naturaleza de las circunstancias que dan origen a la suspensión.
helppeople software podrá dar por terminados los servicios en virtud de una orden si cualquiera de las causas de suspensión anteriores no fuera subsanadas dentro de los 30 días posteriores a la notificación enviada por helppeople en tal sentido. Toda suspensión o terminación por parte de helppeople en virtud de este párrafo no lo eximirá de su obligación de efectuar pagos de conformidad con el presente contrato.
Esquema de atención del servicio y canales de contacto
helppeople se compromete a disponer de un equipo de atención para: gestión de solicitudes, incidentes, requerimientos, mejoras, capacitación, pilotos, etc. Con el fin que la atención y respuesta este acorde a las características de la organización.
Este equipo estará disponible de acuerdo con los horarios de atención definidos por helppeople Lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:30 p.m. en caso de que la organización requiera una atención permanente por un espacio de tiempo diferente al proporcionado por helppeople podrá solicitar una propuesta comercial que incluya este tipo de atención.
De igual manera helppeople pone a disposición de la organización nuestra herramienta de registro de solicitudes, incidentes o demás, para que pueda llevar el seguimiento de las mismas, desde el registro, asignación, diagnóstico y solución. Lo anterior acorde a los tiempos definidos en el item Acuerdos de niveles de servicio.
Gestión de incidentes
La prestación del servicio puede estar sujeta a incidentes que pueden comprometer el mantenimiento de unos niveles de servicio adecuados. En este sentido y para evitar que estos incidentes impacten en la menor medida posible en la prestación del servicio, se establecen unos criterios de priorización de incidentes que permitan ofrecer unos tiempos de respuesta y resolución correctos. Estos criterios de priorización pueden ser: Baja, media y alta o critica.
Teniendo en cuenta que las situaciones según el tipo de prioridad son:
En cada caso aun aquellos con prioridad alta o critica es requerido que la organización efectué el respectivo registro en la nuestra herramienta de solicitudes helppeople aunque ya se haya tomado el debido contacto con el profesional helppeople
Es importante que la organización conozca los tipos de prioridad y los tiempos de solución según su caso frente a otro tipo de necesidades como requerimientos y mejoras que se explican en el siguiente ítem.
Si en el análisis de la solución se identifica que un incidente requiere la intervención del proceso de I+D de helppeople el profesional a cargo del caso deberá comunicarse con la organización para informar sobre la solución y el tiempo esperado de respuesta. Del mismo modo y cuando sea posible helppeople le presentará una solución alternativa temporal.
Si tienen dudas sobre los tiempos de atención correspondientes a su organización puede contactar a su Customer Success Manager para mas información.
Gestión de requerimientos y mejoras.
helppeople cuenta con un procedimiento documentado para la identificación, generación y desarrollo de requerimientos, mejoras e innovaciones. Parte de estos surgen de solicitudes de clientes, tendencias del mercado y necesidades internas, sin embargo, cada una de ellas es verificada y revisada. Por lo tanto, nuestros clientes podrán elevar requerimientos y mejoras, sin embargo, estos pasan por un Comité de requerimientos que se encarga de validarlos y aceptarlos o no, para dar paso a desarrollo.
En ese orden de ideas la organización cuenta con una solución 100% funcional acorde a lo definido en la propuesta técnico comercial y el contrato. Sus mejoras o requerimientos no necesariamente serán aplicados, así como tampoco en los términos y tiempos que la organización requiera. En todo caso si la organización considera que esta funcionalidad aportaría gran valor para su operación podrá ponerse en contacto para solicitar una propuesta económica al respecto.
helppeople no realiza desarrollo a la medida y en ese sentido podrá aceptar o no un requerimiento, aunque sea asumido económicamente por el cliente. En concordancia con ello, todos los requerimientos serán validados técnicamente por el área de I+D
Comunícate con nosotros
De acuerdo con este documento helppeople ha definido los siguientes canales como oficiales para las comunicaciones con sus clientes: portal helppeople, correo electrónico, whats app.
Igualmente, la organización autoriza a helppeople para las correspondientes notificaciones internas, de actualizaciones de productos y servicios,
comunicaciones promocionales y de marketing, bajo el marco de cumplimiento de nuestra política de privacidad y confidencialidad.
La organización mantendrá acceso ilimitado a nuestro portal blog, foro de preguntas, guías y video de uso.
Tarifas e impuestos
Todas las tarifas pagaderas a helppeople serán exigibles dentro del plazo acordado entre las partes a partir de la fecha de la factura. Las sumas que se hayan pagado no serán reembolsables. La organización deberá pagar los impuestos y tarifas exigidos por la ley aplicable colombiana. Quien a la fecha de vencimiento de la factura no se encuentra al día en su pago, helppeople notificará la suspensión del servicio, para lo cual la organización contará con máximo cinco (5) días para realizar el pago de la factura, de no contarse con el pago de los servicios helppeople podrá generar la suspensión del mismo. En el caso de moras superiores a treinta (30) días helppeople podrá dar por terminado el servicio, so pena de las penalidades y condiciones legales definidos en el contrato.
Según nuestros términos y condiciones: la factura será enviada vía correo electrónico a la persona de contacto, de acuerdo por las disposiciones de la DIAN respecto de la factura electrónica y las implicaciones que haya lugar. En caso de no recibir la aceptación de la factura según los tiempos legalmente establecidos,
esta se dará por aceptada generando un título valor a cobrar a nombre de helppeople.
Su suscripción a los servicios se renovará automáticamente por un periodo de suscripción equivalente en duración al plazo de suscripción que expira. A menos que se establezca lo contrario
Confidencialidad (Términos y condiciones)
En virtud del presente contrato, cada una de las partes puede tener acceso a información confidencial de la otra parte (“información confidencial”). Cada parte acuerda revelar exclusivamente aquella información que sea necesaria para el cumplimiento de las obligaciones establecidas en este contrato. La información confidencial quedará limitada a los términos y los precios en virtud del presente contrato, su contenido y sus aplicaciones que residan en el entorno de servicios, así como a toda información claramente identificada como confidencial en el momento de su divulgación. i) la información confidencial de una de las partes no incluirá información que: (a) es o comience a formar parte del dominio público por causa distinta de la acción u omisión de la otra parte; (b) estuviera en posesión legítima de la otra parte antes de su revelación y que la otra parte no la hubiera obtenido directa o indirectamente de la parte reveladora; (c) sea legítimamente revelada a la otra parte por un tercero sin restricciones respecto de tal revelación; o (d) sea desarrollada en forma independiente por la otra parte ii). Las partes se comprometen a no revelar la información confidencial de la otra parte a terceros que no sean los mencionados mas adelante por un plazo de tres años a partir de la revelación de la información confidencial por la parte reveladora a la parte receptora. No obstante lo anterior, helppeople software mantendrá en carácter confidencial su información confidencial que resida dentro del entorno de servicios mientras
dicha información resida en el entorno de servicios. Las partes podrán revelar la información confidencial únicamente a aquellos empleados, representantes o subcontratistas a quienes se les exija protegerla contra la divulgación no autorizada de acuerdo con un nivel de protección no menor al establecido en virtud del presente contrato. helppeople software protegerá la confidencialidad de su contenido o sus aplicaciones que residan en el entorno de servicios de conformidad con las prácticas de seguridad de helppeople software definidas como parte de las especificaciones del servicio aplicables a su orden. Asimismo, el tratamiento de sus datos personales se realizará de conformidad con los términos de nuestra politica de privacidad.
Ninguna disposición impedirá que las partes revelen los términos o precios conforme a este contrato o las órdenes efectuados en virtud de este contrato en cualquier acción legal que surja en virtud o como consecuencia del presente contrato ni que revelen la información confidencial a cualquier entidad gubernamental cuando así lo exija la ley. iv) Protección de datos durante la prestación de los servicios, helppeople software cumplirá con la política de privacidad.
Análisis de los términos y condiciones del servicio
helppeople podrá i) recopilar información estadística y de otro tipo relacionada con el rendimiento, funcionamiento y uso de los servicios, y ii) usar los datos procedentes del entorno de servicios en forma agregada para la gestión de las operaciones y la seguridad, para crear análisis estadísticos, y para propósitos de investigación y desarrollo (lo anterior se denomina conjuntamente “análisis del servicio”). helppeople software podrá hacer públicos los análisis del servicio; no obstante, los análisis del servicio no incorporarán su contenido o información confidencial de una manera que pudiera servir para identificarlo a usted o a cualquier persona física o juridica, y los análisis del servicio no constituyen datos
personales. helppeople software conserva todos los derechos de propiedad intelectual sobre los análisis del servicio.(Términos y condiciones)
Cesión
La organización no podrá ceder este contrato ni otorgar ni transferir los servicios (incluidos los programas de helppeople software) ni derecho alguno sobre los mismos, a otra persona física o jurídica
helppeople software es un contratista independiente y las partes aceptan que no existe asociación, empresa conjunta [joint venture] ni relación de agencia o representación alguna entre ellas. Usted y helppeople software serán responsables de los pagos a sus respectivos empleados, incluidos los seguros e impuestos sobre la nómina que correspondan. Usted defenderá e indemnizará a helppeople software frente a toda responsabilidad emergente de las leyes, ordenanzas o reglamentaciones aplicables con relación a la terminación o variación de las condiciones de empleo que usted disponga respecto de cualquiera de sus empleados en relación con los servicios conforme al presente contrato. Usted entiende que los socios de negocios (“partners”) de helppeople
software y otros terceros, incluidas las firmas de terceros que usted contrate para la prestación de servicios de consultoría o de implementación que interactúan con los servicios en la nube, son independientes de helppeople software y no son representantes de ésta. helppeople software no es responsable, obligada, o responsable por cualquier problemas con los servicios resultantes por los actos de dichos partners comerciales o terceros salvo que el partner comercial o tercero esté prestando servicios como subcontratista de helppeople software para una orden efectuado conforme al presente contrato, y sólo en la misma medida en que helppeople software sería responsable por el desempeño de los recursos de helppeople software en virtud del presente documento.Términos y condiciones del servicio
