Antes de iniciar por resolver este gran interrogante, es necesario esclarecer de que se trata y porque es importante para una empresa. Pues bien, la gestión de activos se conoce también como la gestión de inventarios de TI, debido a que suele implicar recopilar información detallada acerca de los inventarios de hardware y software que se encuentren en el entorno del negocio.
Con ello, se encadenan las responsabilidades financieras, de inventario, contractuales y de gestión de riesgos, que por ende, sirven para gestionar el ciclo de vida de los activos.
El contar con un inventario preciso de activos de TI ayuda a las empresas a emplear sus activos de una manera más efectiva, y tener un control total, evitando así las compras innecesarias de activos.
¿Por qué es importante la Gestión de Activos en áreas de TI?
Los activos de por sí, son costosos tanto de comprar como de mantener, y como resultado, esta gestión de activos cumple un papel fundamental en toda empresa para ayudar a los equipos de TI a garantizar un uso eficiente de los recursos de las organizaciones para apoyar tanto las necesidades de los usuarios cómo de las funciones del negocio.
Garther define la gestión de activos de TI (ITAM) como: “El proporcionar un registro preciso de los costos y riesgos de los ciclos de vida de las tecnologías, con el fin de maximizar el valor que traen al negocio las decisiones relativas a la estrategia tecnológica, arquitectura, financiación, contratos y procura”.
Por ende, para generar un valor al negocio, en vez de enfocarse simplemente en la cantidad y precisión de los datos, lo mejor sería facilitar el uso y valor informativo de los datos.
Por consiguiente, te presentamos algunos de las funcionalidades fundamentales para la gestión de activos de TI:
- Garantizar la conformidad con las políticas de seguridad corporativas
- Reducir costos de licencias y optimizar recursos para licencias subutilizadas.
- Mejorar la productividad mediante la implementación de tecnologías para dar apoyo a los usuarios.
- Limitar gastos generales para el entorno TI
Diferentes tipos de Gestión de Activos
Aunque la gestión de activos, suele ser un término amplio, puede tener una multitud de significados. Por ende, aquí te traemos los tipos más comunes que suele haber en las organizaciones de TI.
- Gestión de activos digitales
Hace parte de la propiedad intelectual de la empresa, suele ser el esquema de la gestión de medios electrónicos que se encarga de la gestión de activos digitales, tales como: videos, datos digitales, fotos. Esto es cuando se otorga licencias a terceros.
2. Gestión de activos TI
Esta gestión engloba un conjunto de prácticas de negocio que aglutina las funciones financieras, contractuales y de inventario para apoyar a la gestión y toma de decisiones estratégicas del ciclo de vida en el entorno de TI.
3. Gestión de activos de software y gestión de licencias
Este se encarga de la gestión, control y protección efectivas de los activos de software. Esto incluye aquellos producidos por la compañía y a los cuales los terceros garantizan licencias que la organización haya pagado.
Ejemplos de activos de TI
Con la constante diversidad de entornos de TI aparecen nuevas opciones tecnológicas. Por ello, te traemos los activos más importantes dentro de un ecosistema de TI.
- Hardware de infraestrura: Son los centro de datos, servidores físicos, dispositivos de redes, etc. son servicios de hardware que su empresa ha comprado y opera.
- Software desarrollado internamente: Cosas que el equipo de TI hay construido para el beneficio de la empresa.
- Licencias de software: si alguien más ha creado un software y usted lo compra, tenga en cuenta que el activo es la licencia, y no el software.
- Acuerdo de arrendamiento de instalaciones e infraestructura:
- Dispositivos que sean propiedad de la empresa: Cómo computadoras, monitores, impresoras, teléfonos y otros dispositivos
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Beneficios de la Gestión de Activos
Un beneficio clave de la gestión de activos de TI es el análisis constante y seguimiento que tienen los activos, y determinar exactamente para que se están usando.
El contar con datos de gestión de activos de TI que sean exactos y estén actualizados puede ayudar a una organización a evaluar sus decisiones pasadas de compras e implementación, y así guiar sus acciones a futuro.
Por ende, la gestión de activos de TI también puede ayudar a mejorar las decisiones de implementación y evitar la sobrecompra de recursos que no se necesitan.
¿Qué me recomiendan para tener un seguimiento de Gestión de Activos?
En helppeople te recomendamos un software de seguimiento y control de activos, cómo dispositivos físicos, software de escritorios etc. para agilizar el seguimiento de ellos, desde su adquisición hasta su retiro dentro de una organización.
El Agente de escaneo de helppeople ofrece:
- Documentar todos los dispositivos de la organización
- Identificar en donde se encuentran dichos dispositivos en cualquier momento.
- Programar el mantenimiento y calcular la depreciación de activos.
Este agente, le ayudará cuando un activo específico requiere de resolución de problemas, puede resultar muy difícil el hacer seguimiento a todo lo que ha ocurrido con este. No tendrá suficientes datos para tomar una decisión.
Por ende, el seguimiento de activos ofrece un historial de los activos, permitiendo tener control y prevenir cualquier tipo de problema que pueda presentar el activo, incluyendo las licencias de software de terceros.
